01 Quiénes somos
Rutta App S.A.S. es una sociedad colombiana constituida ante la Cámara de Comercio de Medellín.
Somos responsables del tratamiento de los datos de quienes nos escriben por el sitio web y de los titulares de las cuentas que contratan el servicio. Respecto de la información que cada empresa cliente registra en la plataforma —incluida la de sus conductores— actuamos como encargados: la empresa decide para qué se usa y nosotros la tratamos por cuenta de ella y conforme a sus instrucciones.
Esta política se expide conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen o complementen.
02 Qué datos recogemos
Recogemos únicamente los datos que usted nos entrega de manera voluntaria y los que resultan del uso de la plataforma:
Si nos escribe desde el sitio web
- Nombre y apellido.
- Nombre de la empresa y cantidad de vehículos, si decide indicarlos.
- Número de teléfono, cuando el mensaje llega por WhatsApp.
- El contenido del mensaje que nos envía.
Si usted o su empresa usan la plataforma
- Datos de identificación y contacto de usuarios y conductores.
- Documentos asociados a la operación, como licencias de conducción y documentos de los vehículos.
- Registros de la operación: viajes, gastos, tanqueos, mantenimientos y liquidaciones.
- Ubicación del vehículo en momentos puntuales del viaje: coordenadas, fecha y hora al iniciar un viaje, al registrar un punto de cargue o descargue, al terminarlo y al abrir la aplicación con un viaje en curso. No es un rastreo permanente y no se registra nada cuando no hay un viaje abierto. La sección 04 de los Términos y condiciones lo explica en detalle.
- Fotografías y soportes que los usuarios cargan a la plataforma.
No recogemos datos sensibles ni datos de menores de edad. Si detectamos que hemos recibido información de esta naturaleza sin fundamento legal, procedemos a suprimirla.
03 Para qué los usamos
Tratamos sus datos personales con las siguientes finalidades:
- Responder sus solicitudes de información y contactarlo cuando nos escribe.
- Prestar el servicio contratado y administrar su cuenta en la plataforma.
- Generar los reportes, soportes contables y documentos que la plataforma produce para su empresa.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
- Enviar avisos operativos sobre el servicio, como vencimientos de documentos o alertas de la flota.
- Saber en qué punto de la ruta va un viaje, y dejar constancia de las horas reales de llegada y salida en cargue y descargue, con las que la empresa liquida tiempos de espera y sustenta su cobro.
- Mejorar la plataforma a partir del uso, con información agregada que no lo identifica.
No vendemos ni cedemos sus datos personales a terceros con fines comerciales.
04 Con quién los compartimos
Compartimos información únicamente cuando es necesario para prestar el servicio o cumplir la ley:
- Con su propia empresa. Si usted es conductor, su empleador accede a la información de su operación.
- Con proveedores tecnológicos que nos prestan servicios de alojamiento y correo, sujetos a obligaciones de confidencialidad.
- Con autoridades, cuando exista un requerimiento legal, judicial o administrativo.
Si su empresa usa la plataforma para reportar información a entidades como el Ministerio de Transporte o para preparar su contabilidad, esos envíos los realiza su empresa o su contador, no Rutta.
05 Sus derechos
Como titular de los datos, la ley le reconoce el derecho a:
- Conocer qué datos suyos tenemos y cómo los usamos.
- Actualizar y rectificar los datos que estén incompletos o desactualizados.
- Solicitar prueba de la autorización que nos otorgó.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
06 Cómo ejercerlos
Puede presentar consultas, reclamos o solicitudes escribiéndonos por WhatsApp al +57 333 277 9557, indicando su nombre, la solicitud concreta y un medio para responderle.
Plazos de respuesta
- Consultas: respondemos dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. Si no es posible, se lo informamos y atendemos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento.
- Reclamos: respondemos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes. Si no es posible, se lo informamos y atendemos dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento.
07 Seguridad y conservación
Adoptamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger la información: las contraseñas se almacenan cifradas, el acceso se realiza mediante sesiones autenticadas y la transmisión ocurre sobre conexiones seguras.
Conservamos los datos mientras exista la relación comercial y durante el tiempo adicional que exijan las normas contables y tributarias colombianas. Cumplido ese plazo, los suprimimos o anonimizamos.
Los puntos de ubicación se conservan asociados al viaje al que pertenecen y se suprimen cuando se suprime el viaje. Si la empresa necesita conservarlos más tiempo para sustentar un cobro o un reporte ante una autoridad, se conservan por ese plazo y para esa finalidad.
08 Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestros servicios o la normativa aplicable. Publicaremos la versión vigente en esta misma dirección, indicando su fecha. Si el cambio afecta de manera sustancial el tratamiento de sus datos, se lo informaremos por los canales de contacto que tengamos registrados.